メールで送れないPDFを圧縮する方法
Gizke チーム · 公開日 · 読了時間: 6 分
メールで送るためにPDFを圧縮するには、Gizkeの圧縮ツールを開いてPDFタブに切り替え、ファイルをドロップし、新しいサイズがメールの添付上限を下回るまで「品質」スライダーを下げます。処理はブラウザ内で行われ、ファイルはどこにもアップロードされません。小さくなったコピーはすぐにダウンロードできます。
PDFがメールで送れない理由
メールサービスは、添付ファイルを含む1通あたりのサイズを制限しています。Gmailは1通25MBまで（Googleヘルプ）、Outlook.comも25MBまでです（Microsoftのサポート）。デスクトップ版Outlookはインターネットメールのアカウントで既定20MBが上限で、会社や学校、自治体のメールサーバーは独自の、たいていはもっと低い上限を設けています。プロバイダーのメールや携帯キャリアのメールも上限はそれぞれ異なるので、各サービスのヘルプで確認してください。さらに添付ファイルは送信時にエンコードされるため、ディスク上より少し大きくなります。上限ぎりぎりのファイルは戻ってくることがあります。
PDFを重くしているのは、ほぼ例外なく画像です。
- スキャンした書類。 スキャンした1ページは、ページ全体の写真です。スマホでスキャンした10ページの賃貸契約書は、10ページの文字ではなく10枚の写真です。
- 資料に貼り付けた写真。 スマホの写真は、ページ上では切手ほどの大きさでも、元の解像度のまま入っていることがよくあります。
- 書き出したプレゼン資料やパンフレット。 デザインソフトは画像を印刷品質のまま埋め込みがちです。
文字はほとんど容量を使いません。だからこの圧縮ツールは画像に絞って処理します。
よくある例が、就職活動でスキャンした卒業証明書や成績証明書を履歴書と一緒に送る場面や、各種手続きで本人確認書類を送る場面です。ファイルを大きくしているのは文字ではなくスキャン画像です。
PDFを圧縮する手順
- 圧縮ツールを開き、ドロップエリアの上にある PDF タブを選びます。
- ファイルをドラッグ＆ドロップするか、クリックして選択します。既定の設定ですぐに圧縮が始まります。
- 結果パネルを確認します。元のサイズ、圧縮後のサイズ、そして埋め込み写真のうち何枚を再圧縮したかが表示されます。
- まだ大きければ 品質 スライダーを下げます。変更するたびに元のファイルから圧縮し直すので、いつでも戻せます。
- 写真の画質よりサイズを優先するなら 最大サイズ（px） も下げます。PDF内の大きな写真が縮小されます。
- サイズがちょうどよくなったら、新しいPDFをダウンロードしてメールに添付します。
元のファイルは残しておきましょう。圧縮版は送信用で、保存や印刷には元のファイルのほうが適しています。
設定の選び方
品質（10〜100%、既定は70%）は、埋め込まれたJPEG写真をどれだけ強く再エンコードするかを決めます。値を下げるほどファイルは小さくなり、ある程度を超えると写真にブロック状のノイズが目立ってきます。スキャンした手紙や請求書なら、読みやすさを保ったままかなり下げられることが多い一方、写真の多いポートフォリオは高めに保つのがおすすめです。送る前にPDFビューアーで必ず確認してください。
最大サイズ（px）（400〜4000、既定は1600）は、写真の長辺のピクセル数の上限です。高解像度のスキャンには、画面表示に必要な量をはるかに超えるピクセルが含まれていることがよくあります。この値を下げるのが最も効くことが多く、写真もブロック状にならずなめらかなままです。
おすすめの順番は、既定値で試す → 最大サイズを下げる → それでも大きければ品質を下げる、です。
できること・できないこと
- 再圧縮されるのは PDFに埋め込まれたJPEG写真だけ です。文字、フォント、ベクター図形はそのままです。
- 写真が含まれていない PDFは、内部構造の整理によって少し小さくなるだけです。その場合は結果パネルに表示されます。
- パスワード付き・破損した PDF は処理できません。パスワードがわかるなら、先にPDFのパスワード解除で解除してください。
- すべて ブラウザ内 で完結します。サーバーへのアップロード、アカウント登録、透かしは一切ありません。本人確認書類や診断書を扱うときには大事なポイントです。
それでも大きいときの3つの方法
分割する。 単にページ数が多いだけなら、PDF分割で2〜3個のファイルに分け、別々のメールで送ります。「資料-その1.pdf」のようにわかりやすい名前を付けましょう。
必要なページだけ送る。 相手が必要としているのは数ページだけ、ということもよくあります。ページを抜き出したり、複数のファイルから必要なページだけを1つにまとめたりできます。やり方はPDF結合ガイドで紹介しています。
リンクで共有する。 とても大きなファイルは、普段使っているクラウドストレージに元のファイルを保存し、リンクを送ります。ファイルが端末の外に出るのはこの方法だけなので、誰がリンクを開けるかに注意してください。
送信前のチェックリスト
- 圧縮したPDFを開いて全ページを確認。署名、印鑑、小さな文字は読めますか？
- ファイル名を確認。「scan0001.pdf」では何のファイルかわかりませんが、「請求書_10月.pdf」ならわかります。
- 添付したのが元のファイルではなく圧縮版であることを確認。
- 相手が印刷する場合は、品質を少し高めにしておきましょう。
メール用のPDF圧縮は、たいてい1分もかかりません。ファイルをドロップして、スライダーを2つ調整し、ダウンロードするだけです。処理はすべてお使いの端末で行われるので、契約書や診断書が途中でどこに渡るのかを心配する必要はありません。