Como comprimir PDF para enviar por e-mail

Por que o PDF não cabe no e-mail

Os serviços de e-mail limitam o tamanho de cada mensagem, anexos incluídos. O Gmail aceita até 25 MB por mensagem (ajuda do Google) e o Outlook.com também 25 MB (ajuda da Microsoft). O aplicativo Outlook para computador para, por padrão, em 20 MB nas contas de internet, e servidores de empresas, faculdades e órgãos públicos costumam ter limite próprio, muitas vezes menor. Além disso, o anexo é codificado no envio e fica um pouco maior do que no disco: um arquivo logo abaixo do limite ainda pode voltar.

O que deixa um PDF pesado quase sempre são as imagens:

• Documentos escaneados. Cada página escaneada é uma foto de página inteira. Um contrato de aluguel de dez páginas escaneado com o celular são dez fotos, não dez páginas de texto.
• Fotos coladas em relatórios. Fotos de celular costumam ficar na resolução original mesmo aparecendo do tamanho de um selo.
• Apresentações e folhetos exportados. Programas de design tendem a embutir imagens em qualidade de impressão.

Texto, por outro lado, ocupa muito pouco. Por isso o compressor trabalha nas imagens.

Caso típico: mandar por e-mail RG, CPF, comprovante de residência ou holerites escaneados para um cadastro ou processo seletivo. O que pesa são os scans, não o texto.

Comprimir PDF passo a passo

1. Abra o compressor e escolha a aba PDF acima da área de soltar arquivos.
2. Arraste o arquivo ou clique para escolher. A compressão começa na hora com as configurações padrão.
3. Veja o painel de resultado: ele mostra o tamanho Original, o tamanho Comprimido e quantas fotos embutidas foram recomprimidas.
4. Se ainda estiver grande, baixe o controle Qualidade. Cada mudança recomprime a partir do original, então dá para voltar quando quiser.
5. Se o tamanho importa mais que a qualidade das fotos, baixe também Dimensão máxima (px), que reduz as fotos grandes dentro do PDF.
6. Quando o tamanho estiver bom, baixe o novo PDF e anexe ao e-mail.

Guarde o original: a cópia comprimida é para enviar; para arquivar e imprimir, o original continua melhor.

Quais ajustes escolher

Qualidade (10–100 %, padrão 70 %) define o quanto cada foto JPEG embutida é recodificada. Valores baixos geram arquivos menores e, a partir de certo ponto, quadradinhos visíveis nas fotos. Para uma carta ou nota fiscal escaneada dá para descer bastante sem atrapalhar a leitura; para um portfólio com fotos, é melhor ficar mais alto. Confira o resultado num leitor de PDF antes de enviar.

Dimensão máxima (px) (400–4000 px, padrão 1600 px) limita quantos pixels o lado maior de cada foto pode ter. Um scan em alta resolução costuma ter muito mais pixels do que uma tela precisa. Baixar esse valor costuma ser a maior economia, e as fotos ficam suaves em vez de quadriculadas.

Ordem sugerida: comece pelo padrão, depois baixe a dimensão máxima e só então a qualidade.

O que a ferramenta faz — e o que não faz

• Só as fotos JPEG embutidas no PDF são recomprimidas. Texto, fontes e gráficos vetoriais são copiados sem mudança.
• Se o PDF não tem fotos, ele diminui só um pouco, pela limpeza da estrutura interna. O painel de resultado avisa quando é o caso.
• PDFs com senha ou corrompidos não podem ser processados. Se você souber a senha, remova antes com Desbloquear PDF.
• Tudo acontece no navegador: nada vai para servidor, não precisa de conta e não há marca-d'água. Importante para documentos pessoais como RG ou exames médicos.

Ainda grande? Três alternativas

Divida em partes. Se o documento é apenas longo, corte em dois ou três arquivos com Dividir PDF e envie em e-mails separados, com nomes claros como "relatorio-parte-1.pdf".

Envie só as páginas necessárias. Muitas vezes quem recebe precisa só de algumas páginas. Você pode extrair páginas ou juntar as páginas certas de vários arquivos em um só: nosso guia para juntar arquivos PDF mostra como escolher páginas de cada arquivo.

Compartilhe um link. Para arquivos muito grandes, suba o original na nuvem que você já usa e mande o link. É a única opção em que o arquivo sai do seu aparelho: pense em quem pode abrir esse link.

Checklist rápido antes de enviar

• Abra o PDF comprimido e passe por todas as páginas: assinaturas, carimbos e letras miúdas continuam legíveis?
• Confira o nome: "scan0001.pdf" não diz nada; "nota-fiscal-outubro.pdf" diz.
• Confirme que anexou a cópia comprimida, não o original.
• Se o documento for impresso, mantenha a qualidade um pouco mais alta.

Comprimir um PDF para e-mail costuma levar menos de um minuto: solte o arquivo, ajuste dois controles e baixe. Como tudo acontece no seu próprio aparelho, você não precisa se perguntar onde um contrato ou exame médico vai parar no caminho.