کاهش حجم PDF برای ارسال با ایمیل
تیم Gizke · تاریخ انتشار · زمان مطالعه: ۴ دقیقه
برای کاهش حجم PDF جهت ارسال با ایمیل، فشرده‌ساز Gizke را باز کنید، به زبانهٔ PDF بروید، فایل را بکشید و رها کنید و اسلایدر کیفیت را آن‌قدر پایین بیاورید که حجم جدید زیر سقف پیوست سرویس ایمیل شما برسد. پردازش در مرورگر انجام میشود، چیزی آپلود نمیشود و نسخهٔ کوچک‌تر را فوراً دانلود می‌کنید.
در این صفحه
چرا PDF در ایمیل جا نمیشود
سرویس‌های ایمیل حجم هر پیام را همراه با پیوست‌ها محدود می‌کنند. Gmail تا ۲۵ مگابایت در هر پیام اجازه می‌دهد (راهنمای Google) و Outlook.com هم ۲۵ مگابایت (پشتیبانی Microsoft). برنامهٔ Outlook روی رایانه برای حساب‌های ایمیل اینترنتی به‌طور پیش‌فرض روی ۲۰ مگابایت می‌ایستد، و سرورهای ایمیل شرکت‌ها، دانشگاه‌ها و ادارات اغلب سقف خودشان را دارند که معمولاً پایین‌تر است. علاوه بر این، پیوست‌ها هنگام ارسال کدگذاری میشوند و کمی بزرگ‌تر از روی دیسک میشوند؛ پس فایلی که درست زیر سقف است هم ممکن است برگشت بخورد.
چیزی که PDF را سنگین میکند تقریباً همیشه تصویر است:
- اسناد اسکن‌شده. هر صفحهٔ اسکن‌شده عکسی از کل صفحه است. قرارداد اجارهٔ ده‌صفحه‌ای که با گوشی اسکن شده، ده عکس است نه ده صفحه متن.
- عکسهای داخل گزارش. عکسهای گوشی حتی اگر روی صفحه به اندازهٔ یک تمبر دیده شوند، اغلب با وضوح کامل جاسازی شده‌اند.
- ارائه‌ها و بروشورهای خروجی‌گرفته. نرم‌افزارهای طراحی معمولاً تصاویر را با کیفیت چاپی قرار می‌دهند.
متن در عوض جای بسیار کمی می‌گیرد. به همین دلیل فشرده‌ساز روی تصاویر کار میکند.
نمونهٔ آشنا: فرستادن رزومه همراه با اسکن مدرک تحصیلی و کارت ملی برای درخواست کار یا پذیرش دانشگاه. فایل را اسکن‌ها سنگین می‌کنند، نه متن.
کاهش حجم PDF قدم‌به‌قدم
- فشرده‌ساز را باز کنید و بالای ناحیهٔ رها کردن، زبانهٔ PDF را انتخاب کنید.
- فایل را بکشید و رها کنید یا برای انتخاب کلیک کنید. فشردهسازی با تنظیمات پیش‌فرض بلافاصله شروع میشود.
- در پنل نتیجه، حجم اصلی، حجم فشرده‌شده و تعداد عکسهای جاسازی‌شده‌ای که دوباره فشرده شده‌اند را می‌بینید.
- هنوز بزرگ است؟ اسلایدر کیفیت را پایین بیاورید. هر تغییر دوباره از فایل اصلی فشرده میکند، پس همیشه می‌توانید برگردید.
- اگر حجم از کیفیت عکس مهم‌تر است، حداکثر ابعاد (px) را هم کم کنید. عکسهای بزرگ داخل PDF کوچک میشوند.
- وقتی حجم مناسب شد، PDF جدید را دانلود و به ایمیل پیوست کنید.
فایل اصلی را نگه دارید. نسخهٔ کوچک برای ارسال است؛ برای بایگانی و چاپ، اصلی بهتر است.
کدام تنظیمات را انتخاب کنیم
کیفیت (۱۰ تا ۱۰۰٪، پیش‌فرض ۷۰٪) تعیین میکند هر عکس JPEG جاسازی‌شده با چه شدتی دوباره کدگذاری شود. مقدار کمتر فایل کوچک‌تر می‌دهد و از یک حدی به بعد، مربع‌های ریز در عکس‌ها پیدا میشود. نامه یا رسید اسکن‌شده را معمولاً می‌توان خیلی پایین آورد بی‌آنکه ناخوانا شود؛ برای نمونه‌کار پر از عکس بهتر است بالا بماند. پیش از ارسال نتیجه را در یک PDFخوان ببینید.
حداکثر ابعاد (px) (۴۰۰ تا ۴۰۰۰ پیکسل، پیش‌فرض ۱۶۰۰) تعداد پیکسل‌های ضلع بلند هر عکس را محدود میکند. اسکن‌های با وضوح بالا اغلب خیلی بیشتر از نیاز صفحه‌نمایش پیکسل دارند. پایین آوردن این سقف اغلب بیشترین صرفه‌جویی را دارد و عکس‌ها به‌جای شطرنجی شدن نرم میمانند.
ترتیب خوب: با پیش‌فرض‌ها شروع کنید، بعد حداکثر ابعاد را کم کنید و در آخر کیفیت را.
ابزار چه میکند و چه نمی‌کند
- فقط عکسهای JPEG داخل PDF دوباره فشرده میشوند. متن، فونت‌ها و گرافیک برداری تغییری نمی‌کنند.
- PDF بدون عکس فقط با مرتب شدن ساختار داخلی کمی کوچک میشود. پنل نتیجه این را اعلام میکند.
- PDF رمزدار یا خراب پردازش نمیشود. اگر رمز را میدانید، اول از حذف رمز PDF استفاده کنید.
- همه‌چیز در مرورگر شما انجام میشود: نه آپلود روی سرور، نه حساب کاربری، نه واترمارک. این برای اسکن کارت ملی یا مدارک پزشکی اهمیت دارد.
هنوز بزرگ است؟ سه راه دیگر
فایل را تقسیم کنید. اگر سند فقط طولانی است، با تقسیم PDF آن را به دو یا سه فایل بشکنید و در ایمیل‌های جدا بفرستید، با نام‌های روشن مثل «gozaresh-bakhsh-1.pdf».
فقط صفحه‌های لازم را بفرستید. گیرنده اغلب فقط چند صفحه لازم دارد. می‌توانید صفحه‌ها را جدا کنید یا صفحه‌های درست را از چند فایل در یک سند جمع کنید. روش انتخاب صفحه از هر فایل را در راهنمای ادغام PDF توضیح داده‌ایم.
لینک بفرستید. فایل‌های خیلی بزرگ را در فضای ابری که استفاده می‌کنید بگذارید و لینکش را ایمیل کنید. فقط در این گزینه فایل از دستگاه شما خارج میشود — به اینکه چه کسی می‌تواند لینک را باز کند فکر کنید.
بررسی سریع پیش از ارسال
- PDF کوچک‌شده را باز کنید و همهٔ صفحه‌ها را ورق بزنید. امضاها، مهرها و نوشته‌های ریز خوانا هستند؟
- نام فایل را نگاه کنید: «scan0001.pdf» چیزی نمی‌گوید، «resid-mehr.pdf» می‌گوید.
- مطمئن شوید نسخهٔ کوچک را پیوست کرده‌اید، نه اصلی را.
- اگر گیرنده قرار است چاپ کند، کیفیت را کمی بالاتر نگه دارید.
کاهش حجم PDF برای ایمیل معمولاً کمتر از یک دقیقه طول می‌کشد: فایل را رها کنید، دو اسلایدر را تنظیم کنید، دانلود کنید. چون همه‌چیز روی دستگاه خودتان انجام میشود، لازم نیست نگران باشید قرارداد محرمانه یا جواب آزمایش در مسیر به کجا می‌رود.