Jak zmniejszyć PDF do wysłania mailem

Dlaczego PDF nie mieści się w mailu

Dostawcy poczty ograniczają rozmiar wiadomości razem z załącznikami. Gmail pozwala na 25 MB na wiadomość (Pomoc Google), Outlook.com również na 25 MB (Pomoc techniczna Microsoft). Aplikacja Outlook na komputerze dla kont internetowych domyślnie zatrzymuje się na 20 MB, a serwery pocztowe firm, uczelni i urzędów często mają własne, zwykle niższe limity. Polskie skrzynki, takie jak Onet, WP czy Interia, też mają swoje zasady dotyczące załączników — warto sprawdzić je w pomocy danej usługi. Do tego załączniki są przy wysyłce kodowane i robią się nieco większe niż na dysku, więc plik tuż pod limitem i tak może wrócić.

PDF jest ciężki prawie zawsze przez obrazy:

• Zeskanowane dokumenty. Każda zeskanowana strona to zdjęcie całej strony. Dziesięciostronicowa umowa najmu zeskanowana telefonem to dziesięć zdjęć, a nie dziesięć stron tekstu.
• Zdjęcia w raportach. Zdjęcia z telefonu często są osadzone w pełnej rozdzielczości, nawet jeśli na stronie mają rozmiar znaczka pocztowego.
• Wyeksportowane prezentacje i ulotki. Programy graficzne chętnie osadzają obrazy w jakości do druku.

Tekst natomiast zajmuje bardzo mało miejsca. Dlatego kompresor zajmuje się obrazami.

Typowy przykład: wysyłasz CV razem ze skanami dyplomu i świadectw pracy albo przesyłasz do urzędu czy kancelarii skan dowodu osobistego. To skany, a nie tekst, robią z pliku ciężar.

Krok po kroku: jak zmniejszyć PDF

1. Otwórz kompresor i wybierz kartę PDF nad polem do upuszczania plików.
2. Przeciągnij plik albo kliknij, żeby go wybrać. Kompresja rusza od razu z domyślnymi ustawieniami.
3. W panelu wyników zobaczysz rozmiar Oryginał, rozmiar Skompresowany oraz liczbę osadzonych zdjęć, które zostały ponownie skompresowane.
4. Wciąż za duży? Obniż suwak Jakość. Każda zmiana kompresuje plik od nowa z oryginału, więc zawsze możesz wrócić.
5. Jeśli rozmiar jest ważniejszy niż jakość zdjęć, obniż też Maksymalny wymiar (px). Duże zdjęcia w PDF zostaną zmniejszone.
6. Gdy rozmiar pasuje, pobierz nowy PDF i dołącz go do maila.

Zachowaj oryginał. Mała kopia służy do wysyłki, a do archiwum i druku lepszy jest oryginał.

Jakie ustawienia wybrać

Jakość (10–100%, domyślnie 70%) określa, jak mocno każde osadzone zdjęcie JPEG zostanie ponownie zakodowane. Niższe wartości dają mniejsze pliki, a od pewnego momentu widoczne kwadratowe artefakty. Zeskanowany list lub paragon zwykle można mocno obniżyć, zanim przestanie być czytelny; portfolio ze zdjęciami lepiej zostawić wyżej. Przed wysłaniem sprawdź wynik w czytniku PDF.

Maksymalny wymiar (px) (400–4000 px, domyślnie 1600 px) ogranicza liczbę pikseli na dłuższym boku każdego zdjęcia. Skany w wysokiej rozdzielczości często mają znacznie więcej pikseli, niż potrzeba na ekranie. Obniżenie tego limitu często daje największą oszczędność, a zdjęcia pozostają gładkie zamiast „klockowate”.

Dobra kolejność: zacznij od wartości domyślnych, potem zmniejsz maksymalny wymiar, a dopiero na końcu jakość.

Co narzędzie robi, a czego nie

• Ponownie kompresowane są tylko zdjęcia JPEG w PDF. Tekst, czcionki i grafika wektorowa pozostają bez zmian.
• PDF bez zdjęć zmniejszy się tylko nieznacznie dzięki uporządkowaniu wewnętrznej struktury. Panel wyników poinformuje Cię o tym.
• PDF zabezpieczonych hasłem lub uszkodzonych nie da się przetworzyć. Jeśli znasz hasło, najpierw użyj narzędzia Odblokuj PDF.
• Wszystko dzieje się w przeglądarce: bez wysyłania na serwer, bez konta, bez znaku wodnego. To ma znaczenie przy skanie dowodu czy dokumentacji medycznej.

Nadal za duży? Trzy rozwiązania

Podziel plik. Jeśli dokument jest po prostu długi, potnij go narzędziem Podziel PDF na dwa lub trzy pliki i wyślij je w osobnych mailach, z czytelnymi nazwami, np. „raport-czesc-1.pdf”.

Wyślij tylko potrzebne strony. Odbiorca często potrzebuje tylko kilku stron. Możesz je wyodrębnić albo połączyć właściwe strony z kilku plików w jeden dokument. Jak wybierać strony z każdego pliku, pokazujemy w poradniku o łączeniu PDF.

Udostępnij link. Bardzo duże pliki wrzuć do chmury, z której już korzystasz, i wyślij link. Tylko w tym wariancie plik opuszcza Twoje urządzenie — zastanów się, kto będzie mógł otworzyć link.

Szybka kontrola przed wysłaniem

• Otwórz zmniejszony PDF i przejrzyj każdą stronę. Czy podpisy, pieczątki i drobny druk są czytelne?
• Sprawdź nazwę pliku: „scan0001.pdf” nic nie mówi, „faktura-pazdziernik.pdf” — tak.
• Upewnij się, że załączasz małą kopię, a nie oryginał.
• Jeśli odbiorca będzie drukować, zostaw jakość nieco wyżej.

Zmniejszenie PDF do maila zwykle zajmuje mniej niż minutę: przeciągasz plik, ustawiasz dwa suwaki i pobierasz. Ponieważ wszystko dzieje się na Twoim urządzeniu, nie musisz się zastanawiać, gdzie po drodze trafia poufna umowa czy wynik badań.