Come comprimere un PDF per inviarlo via email

Perché il PDF non entra nell'email

I servizi di posta limitano la dimensione di ogni messaggio, allegati compresi. Gmail consente fino a 25 MB per messaggio (guida Google) e anche Outlook.com 25 MB (guida Microsoft). L'app desktop di Outlook si ferma per impostazione predefinita a 20 MB per gli account internet, e le caselle aziendali, universitarie o della PEC hanno spesso un limite proprio, di solito più basso: controlla la guida del tuo provider. Inoltre gli allegati, durante l'invio, vengono codificati e diventano un po' più grandi: un file appena sotto il limite può comunque essere respinto.

A rendere pesante un PDF sono quasi sempre le immagini:

• Documenti scansionati. Ogni pagina scansionata è una foto a pagina intera. Un contratto d'affitto di dieci pagine scansionato col telefono sono dieci foto, non dieci pagine di testo.
• Foto inserite nelle relazioni. Le foto dello smartphone restano spesso a piena risoluzione anche quando appaiono grandi come un francobollo.
• Presentazioni e brochure esportate. I programmi di impaginazione tendono a incorporare le immagini in qualità di stampa.

Il testo invece occupa pochissimo. Per questo il compressore lavora sulle immagini.

Un caso tipico: inviare per email la carta d'identità, il codice fiscale o le buste paga scansionate per una pratica o una candidatura. A far crescere il file sono le scansioni, non il testo.

Comprimere un PDF passo per passo

1. Apri il compressore e scegli la scheda PDF sopra l'area di rilascio.
2. Trascina il file o fai clic per sceglierlo. La compressione parte subito con le impostazioni predefinite.
3. Il pannello del risultato mostra la dimensione Originale, quella Compresso e quante foto incorporate sono state ricompresse.
4. Se è ancora troppo grande, abbassa il cursore Qualità. Ogni modifica riparte dal file originale, quindi puoi tornare indietro quando vuoi.
5. Se la dimensione conta più della qualità delle foto, abbassa anche Dimensione massima (px), che riduce le foto grandi all'interno del PDF.
6. Quando la dimensione va bene, scarica il nuovo PDF e allegalo all'email.

Conserva l'originale: la copia compressa serve per l'invio, mentre per archiviare e stampare l'originale resta migliore.

Quali impostazioni scegliere

Qualità (10–100 %, predefinita 70 %) stabilisce quanto viene ricodificata ogni foto JPEG incorporata. Valori bassi danno file più piccoli e, oltre un certo punto, quadratini visibili nelle foto. Per una lettera o una fattura scansionata si può scendere parecchio senza compromettere la lettura; per un portfolio fotografico meglio restare più in alto. Controlla il risultato in un lettore PDF prima di inviarlo.

Dimensione massima (px) (400–4000 px, predefinita 1600 px) limita i pixel del lato lungo di ogni foto. Una scansione ad alta risoluzione contiene spesso molti più pixel di quanti ne servano a uno schermo. Ridurre questo valore è spesso il risparmio più grande, e le foto restano morbide invece che a blocchi.

Ordine consigliato: parti dai valori predefiniti, poi abbassa la dimensione massima e solo dopo la qualità.

Cosa fa lo strumento e cosa no

• Vengono ricompresse solo le foto JPEG incorporate nel PDF. Testo, caratteri e grafica vettoriale restano invariati.
• Se il PDF non contiene foto, si riduce solo un po' grazie alla pulizia della struttura interna. Il pannello del risultato te lo segnala.
• I PDF protetti da password o danneggiati non si possono elaborare. Se conosci la password, rimuovila prima con Sblocca PDF.
• Tutto avviene nel browser: nessun caricamento su server, nessun account, nessuna filigrana. Utile con documenti personali come la carta d'identità o un referto medico.

Ancora troppo grande? Tre alternative

Dividilo in parti. Se il documento è semplicemente lungo, taglialo in due o tre file con Dividi PDF e inviali in email separate, con nomi chiari come «relazione-parte-1.pdf».

Invia solo le pagine utili. Spesso al destinatario servono solo alcune pagine. Puoi estrarle, oppure riunire le pagine giuste di più file in un unico documento: la nostra guida per unire file PDF spiega come scegliere le pagine di ogni file.

Condividi un link. Per file molto grandi, carica l'originale nel cloud che usi già e invia il link. È l'unica opzione in cui il file lascia il tuo dispositivo: pensa a chi può aprire quel link.

Controllo veloce prima di inviare

• Apri il PDF compresso e scorri ogni pagina: firme, timbri e caratteri piccoli sono leggibili?
• Guarda il nome del file: «scan0001.pdf» non dice nulla, «fattura-ottobre.pdf» sì.
• Assicurati di allegare la copia compressa e non l'originale.
• Se il documento va stampato, tieni la qualità un po' più alta.

Comprimere un PDF per l'email richiede di solito meno di un minuto: trascini il file, regoli due cursori, scarichi. E poiché tutto avviene sul tuo dispositivo, non devi chiederti dove finisca per strada un contratto o un documento medico.