Pdf verkleinen voor e-mail, zonder uploaden

Waarom je pdf niet in een mail past

Mailproviders begrenzen de grootte van een bericht inclusief bijlagen. Gmail staat 25 MB per bericht toe (Google-hulp) en Outlook.com ook 25 MB (Microsoft-ondersteuning). De Outlook-app op de computer stopt voor internetaccounts standaard bij 20 MB, en mailservers van werkgevers, scholen en overheden hanteren vaak een eigen, meestal lagere grens. Bovendien worden bijlagen bij het versturen gecodeerd en daardoor iets groter dan op je schijf; een bestand vlak onder de limiet kan dus nog steeds terugkomen.

Wat een pdf zwaar maakt, zijn bijna altijd afbeeldingen:

• Gescande documenten. Elke gescande pagina is een foto van een hele pagina. Een huurcontract van tien pagina's, gescand met je telefoon, bestaat uit tien foto's, niet uit tien pagina's tekst.
• Foto's in verslagen. Telefoonfoto's zitten er vaak in volle resolutie in, ook als ze op de pagina zo groot zijn als een postzegel.
• Geëxporteerde presentaties en folders. Opmaakprogramma's sluiten afbeeldingen graag in drukkwaliteit in.

Tekst neemt juist heel weinig ruimte in. Daarom richt de compressor zich op de afbeeldingen.

Een bekend voorbeeld: een sollicitatie of huuraanvraag mailen met gescande diploma's, loonstroken of een kopie van je id-bewijs. Het zijn de scans, niet de tekst, die het bestand opblazen.

Stap voor stap een pdf verkleinen

1. Open de compressor en kies boven het sleepvak het tabblad PDF.
2. Sleep het bestand erin of klik om het te kiezen. Het comprimeren begint direct met de standaardinstellingen.
3. In het resultaatvenster zie je de grootte Origineel, de grootte Gecomprimeerd en hoeveel van de ingesloten foto's opnieuw gecomprimeerd zijn.
4. Nog te groot? Zet Kwaliteit lager. Elke wijziging comprimeert opnieuw vanaf het origineel, dus je kunt altijd terug.
5. Is de grootte belangrijker dan de fotokwaliteit, verlaag dan ook Maximale afmeting (px). Daarmee worden grote foto's in de pdf kleiner gemaakt.
6. Klopt de grootte, download dan de nieuwe pdf en voeg hem toe aan je mail.

Bewaar het origineel. De kleine kopie is om te versturen; voor je archief en om te printen blijft het origineel beter.

Welke instellingen kies je?

Kwaliteit (10–100 %, standaard 70 %) bepaalt hoe sterk elke ingesloten JPEG-foto opnieuw gecodeerd wordt. Lagere waarden geven kleinere bestanden en op een gegeven moment zichtbare blokjes in foto's. Bij een gescande brief of factuur kun je meestal flink omlaag voordat iets slecht leesbaar wordt; bij een portfolio met foto's blijf je beter hoger. Controleer het resultaat in een pdf-lezer voordat je het verstuurt.

Maximale afmeting (px) (400–4000 px, standaard 1600 px) beperkt het aantal pixels aan de lange zijde van elke foto. Een scan in hoge resolutie heeft vaak veel meer pixels dan een scherm nodig heeft. Die grens verlagen levert vaak de grootste besparing op, en foto's blijven vloeiend in plaats van blokkerig.

Handige volgorde: begin met de standaardwaarden, verlaag dan de maximale afmeting en pas daarna de kwaliteit.

Wat de tool wel en niet doet

• Alleen de JPEG-foto's in de pdf worden opnieuw gecomprimeerd. Tekst, lettertypen en vectorafbeeldingen blijven ongewijzigd.
• Zitten er geen foto's in de pdf, dan wordt hij alleen iets kleiner door het opruimen van de interne structuur. Het resultaatvenster meldt dat.
• Beveiligde of beschadigde pdf's kunnen niet verwerkt worden. Ken je het wachtwoord, verwijder het dan eerst met Pdf ontgrendelen.
• Alles gebeurt in je browser: geen upload naar een server, geen account, geen watermerk. Prettig bij een kopie van je paspoort of een medisch document.

Nog steeds te groot? Drie alternatieven

Splits het bestand. Is het document gewoon lang, knip het dan met Pdf splitsen in twee of drie bestanden en verstuur die in aparte mails, met duidelijke namen als "verslag-deel-1.pdf".

Stuur alleen de pagina's die nodig zijn. Vaak heeft de ontvanger maar een paar pagina's nodig. Je kunt pagina's eruit halen, of de juiste pagina's uit meerdere bestanden samenvoegen tot één document. Onze uitleg over pdf's samenvoegen laat zien hoe je pagina's per bestand kiest.

Deel een link. Zeer grote bestanden zet je in de cloudopslag die je al gebruikt, en je mailt de link. Alleen bij deze optie verlaat het bestand je apparaat: denk na over wie de link kan openen.

Korte check voor je op verzenden drukt

• Open de verkleinde pdf en blader door elke pagina. Zijn handtekeningen, stempels en kleine letters nog leesbaar?
• Kijk naar de bestandsnaam: "scan0001.pdf" zegt niets, "factuur-oktober.pdf" wel.
• Controleer of je de kleine kopie hebt bijgevoegd en niet het origineel.
• Moet de ontvanger het printen, houd de kwaliteit dan wat hoger.

Een pdf verkleinen voor e-mail kost meestal minder dan een minuut: bestand erin slepen, twee schuifregelaars instellen, downloaden. Omdat alles op je eigen apparaat gebeurt, hoef je je niet af te vragen waar een vertrouwelijk contract of medische brief onderweg terechtkomt.