Как сжать PDF для отправки по почте

Почему PDF не помещается в письмо

Почтовые сервисы ограничивают размер письма вместе с вложениями. Gmail допускает до 25 МБ на письмо (справка Google), Outlook.com — тоже 25 МБ (справка Microsoft). Настольный Outlook по умолчанию останавливается на 20 МБ для интернет-ящиков, а у корпоративных и университетских серверов часто свой, обычно меньший лимит. У Яндекс Почты и Mail.ru ограничения свои — их стоит уточнить в справке сервиса. К тому же при отправке вложение кодируется и становится чуть больше, чем на диске: файл впритык к лимиту всё равно может не пройти.

Тяжёлым PDF почти всегда делают изображения:

• Отсканированные документы. Каждая страница скана — это фотография во всю страницу. Десятистраничный договор, отсканированный телефоном, — это десять фото, а не десять страниц текста.
• Фото в отчётах. Снимки с телефона часто хранятся в исходном разрешении, даже если на странице они размером с марку.
• Экспортированные презентации и буклеты. Программы вёрстки охотно встраивают картинки в типографском качестве.

Текст же занимает очень мало места. Поэтому компрессор работает именно с изображениями.

Типичная ситуация — отправить по почте сканы паспорта, СНИЛС или справок для оформления документов или отклика на вакансию. Размер раздувают сканы, а не текст.

Как сжать PDF: пошагово

1. Откройте компрессор и выберите вкладку PDF над областью для файла.
2. Перетащите файл или нажмите, чтобы выбрать его. Сжатие начнётся сразу с настройками по умолчанию.
3. Посмотрите на панель результата: там указан размер Оригинал, размер Сжато и сколько встроенных фото было пересжато.
4. Если файл всё ещё велик, сдвиньте Качество вниз. Каждое изменение пересжимает файл заново из оригинала, так что вернуться можно в любой момент.
5. Если размер важнее качества фото, уменьшите и Максимальный размер (пикс.) — это уменьшит крупные фото внутри PDF.
6. Когда размер подходит, скачайте новый PDF и прикрепите к письму.

Оригинал сохраните: сжатая копия нужна для отправки, а для архива и печати лучше исходный файл.

Какие настройки выбрать

Качество (10–100 %, по умолчанию 70 %) определяет, насколько сильно перекодируется каждое встроенное фото JPEG. Чем ниже значение, тем меньше файл и тем раньше на фото появляются заметные квадратики. Скан письма или счёта обычно можно сжать довольно сильно без потери читаемости; портфолио с фотографиями лучше оставить повыше. Перед отправкой проверьте результат в программе для чтения PDF.

Максимальный размер (пикс.) (400–4000, по умолчанию 1600) ограничивает число пикселей по длинной стороне каждого фото. Скан в высоком разрешении часто содержит гораздо больше пикселей, чем нужно экрану. Уменьшение этого значения нередко даёт самую большую экономию, и фото остаются гладкими, а не «квадратными».

Разумный порядок: начать с настроек по умолчанию, затем уменьшить максимальный размер и только потом качество.

Что инструмент делает и чего не делает

• Пересжимаются только встроенные в PDF фотографии JPEG. Текст, шрифты и векторная графика копируются без изменений.
• Если в PDF нет фото, он уменьшится лишь немного — за счёт очистки внутренней структуры. Панель результата об этом сообщит.
• PDF с паролем или повреждённые файлы обработать нельзя. Если пароль известен, сначала снимите его через «Снять пароль с PDF».
• Всё происходит в браузере: никакой загрузки на сервер, никакой регистрации, никаких водяных знаков. Для сканов паспорта или медицинских документов это важно.

Всё ещё слишком большой? Три варианта

Разделите файл. Если документ просто длинный, разрежьте его на две-три части в инструменте «Разделить PDF» и отправьте отдельными письмами с понятными именами вроде «otchet-chast-1.pdf».

Отправьте только нужные страницы. Часто получателю нужны лишь несколько страниц. Их можно извлечь или собрать нужные страницы из нескольких файлов в один документ — как это сделать, рассказывает наше руководство по объединению PDF.

Поделитесь ссылкой. Очень большой файл загрузите в облако, которым уже пользуетесь, и отправьте ссылку. Только в этом варианте файл покидает ваше устройство — подумайте, кто сможет открыть ссылку.

Короткая проверка перед отправкой

• Откройте сжатый PDF и пролистайте все страницы: читаются ли подписи, печати и мелкий шрифт?
• Проверьте имя файла: «scan0001.pdf» ничего не говорит, «schet-oktyabr.pdf» — говорит.
• Убедитесь, что прикрепили сжатую копию, а не оригинал.
• Если документ будут печатать, оставьте качество чуть выше.

Сжать PDF для почты обычно получается меньше чем за минуту: перетащить файл, подвинуть два ползунка, скачать. А поскольку всё происходит на вашем устройстве, не нужно гадать, где по дороге окажется договор или медицинская справка.