Cómo comprimir un PDF para enviarlo por correo

Por qué tu PDF no cabe en el correo

Los servicios de correo limitan el tamaño de cada mensaje, adjuntos incluidos. Gmail permite hasta 25 MB por mensaje (ayuda de Google) y Outlook.com también 25 MB (ayuda de Microsoft). La aplicación de escritorio de Outlook se detiene por defecto en 20 MB para cuentas de internet, y los servidores de empresas, universidades o la administración suelen poner su propio límite, a menudo más bajo. Además, los adjuntos se codifican al enviarse y ocupan algo más que en el disco: un archivo justo por debajo del límite puede rebotar igualmente.

Lo que hace pesado un PDF casi siempre son las imágenes:

• Documentos escaneados. Cada página escaneada es una foto de página completa. Un contrato de alquiler de diez páginas escaneado con el móvil son diez fotos, no diez páginas de texto.
• Fotos pegadas en informes. Las fotos del móvil suelen guardarse a resolución completa aunque se vean del tamaño de un sello.
• Presentaciones y folletos exportados. Los programas de diseño tienden a incrustar las imágenes con calidad de imprenta.

El texto, en cambio, ocupa muy poco. Por eso el compresor se centra en las imágenes.

Un caso muy habitual: enviar por correo el DNI escaneado, nóminas o un certificado para un trámite o una solicitud de empleo. El problema no es el texto, sino los escaneos.

Comprimir un PDF paso a paso

1. Abre el compresor y elige la pestaña PDF encima de la zona para soltar archivos.
2. Arrastra el archivo o haz clic para elegirlo. La compresión empieza enseguida con los ajustes por defecto.
3. Mira el panel de resultado: muestra el tamaño Original, el tamaño Comprimido y cuántas de las fotos incrustadas se han recomprimido.
4. Si aún es demasiado grande, baja el control Calidad. Cada cambio vuelve a comprimir desde el original, así que puedes subirlo de nuevo cuando quieras.
5. Si te importa más el tamaño que la calidad de las fotos, baja también Dimensión máxima (px), que reduce las fotos grandes dentro del PDF.
6. Cuando el tamaño sea el adecuado, descarga el nuevo PDF y adjúntalo al correo.

Guarda el original: la copia comprimida es para enviar; para archivar o imprimir, el original sigue siendo mejor.

Qué ajustes elegir

Calidad (10-100 %, por defecto 70 %) decide con cuánta fuerza se vuelve a codificar cada foto JPEG incrustada. Valores bajos dan archivos más pequeños y, a partir de cierto punto, cuadraditos visibles en las fotos. En una carta o una factura escaneada puedes bajar bastante sin que cueste leer; en un portafolio con fotografías, mejor quedarse más alto. Revisa el resultado en un lector de PDF antes de enviarlo.

Dimensión máxima (px) (400-4000 px, por defecto 1600 px) limita cuántos píxeles puede tener el lado largo de cada foto. Un escaneo a alta resolución suele tener muchos más píxeles de los que necesita una pantalla. Bajar este valor suele ser el mayor ahorro, y las fotos quedan suaves en vez de pixeladas.

Orden recomendado: empieza con los valores por defecto, luego baja la dimensión máxima y solo después la calidad.

Qué hace la herramienta y qué no

• Solo se recomprimen las fotos JPEG incrustadas en el PDF. Texto, fuentes y gráficos vectoriales se copian sin cambios.
• Si el PDF no tiene fotos, solo se reduce un poco al limpiar su estructura interna. El panel de resultado te lo indica.
• Los PDF con contraseña o dañados no se pueden procesar. Si conoces la contraseña, quítala antes con Desbloquear PDF.
• Todo ocurre en tu navegador: nada se sube a un servidor, no hace falta cuenta y no se añade marca de agua. Importante con documentos personales como el DNI o un informe médico.

¿Sigue siendo grande? Tres alternativas

Divídelo en partes. Si el documento simplemente es largo, córtalo en dos o tres archivos con Dividir PDF y envíalos en correos separados, con nombres claros como «informe-parte-1.pdf».

Envía solo las páginas necesarias. Muchas veces el destinatario solo necesita unas pocas páginas. Puedes extraerlas, o juntar las páginas correctas de varios archivos en uno: nuestra guía para unir archivos PDF explica cómo elegir páginas de cada archivo.

Comparte un enlace. Para archivos muy grandes, sube el original a la nube que ya uses y envía el enlace. Es la única opción en la que el archivo sale de tu dispositivo: piensa en quién puede abrir ese enlace.

Comprobación rápida antes de enviar

• Abre el PDF comprimido y repasa cada página: ¿se leen firmas, sellos y letra pequeña?
• Revisa el nombre: «scan0001.pdf» no dice nada; «factura-octubre.pdf», sí.
• Asegúrate de adjuntar la copia comprimida y no el original.
• Si el documento se va a imprimir, deja la calidad algo más alta.

Comprimir un PDF para el correo suele llevar menos de un minuto: soltar el archivo, ajustar dos controles y descargar. Como todo pasa en tu propio dispositivo, no tienes que preguntarte dónde acaba un contrato o un documento médico por el camino.