كيف تضغط ملف PDF لإرساله بالبريد الإلكتروني

لماذا لا يُرفق ملف PDF بالبريد؟

تحدد خدمات البريد حجم الرسالة الواحدة مع مرفقاتها. يسمح Gmail بما يصل إلى 25 ميغابايت للرسالة (مساعدة Google)، ويسمح Outlook.com كذلك بـ 25 ميغابايت (مساعدة Microsoft). أما تطبيق Outlook على الحاسوب فيتوقف افتراضيًا عند 20 ميغابايت لحسابات الإنترنت، وكثير من خوادم الشركات والجامعات والجهات الحكومية تضع حدًا خاصًا بها يكون أقل غالبًا. كما أن المرفق يُرمَّز عند الإرسال فيكبر قليلًا عن حجمه على القرص، لذا قد يُرفض ملف حجمه أقل بقليل من الحد.

ما يجعل ملف PDF ثقيلًا هو الصور في الغالب:

• المستندات الممسوحة ضوئيًا. كل صفحة ممسوحة هي صورة بحجم الصفحة كاملة. عقد إيجار من عشر صفحات صوّرته بالهاتف هو عشر صور، لا عشر صفحات نص.
• الصور الملصقة في التقارير. صور الهاتف تُحفظ غالبًا بدقتها الأصلية حتى لو ظهرت في الصفحة بحجم طابع بريد.
• العروض التقديمية والكتيبات المصدّرة. برامج التصميم تميل إلى تضمين الصور بجودة الطباعة.

أما النص فلا يشغل إلا مساحة صغيرة جدًا، ولهذا يركّز الضاغط على الصور.

حالة شائعة: إرسال صورة الهوية أو جواز السفر أو الشهادات الممسوحة ضوئيًا بالبريد لطلب وظيفة أو معاملة رسمية. السبب في كِبر الملف هو المسح الضوئي، لا النص.

خطوات ضغط ملف PDF

1. افتح الضاغط واختر تبويب PDF فوق منطقة الإفلات.
2. اسحب الملف وأفلته أو انقر لاختياره. يبدأ الضغط فورًا بالإعدادات الافتراضية.
3. انظر إلى لوحة النتيجة: تعرض الحجم الأصلي والحجم المضغوط وعدد الصور المضمّنة التي أعيد ضغطها.
4. إذا بقي الملف كبيرًا فاخفض شريط الجودة. كل تغيير يعيد الضغط من الملف الأصلي، فيمكنك الرجوع في أي وقت.
5. إذا كان الحجم أهم من جودة الصور فاخفض أيضًا الحد الأقصى للأبعاد (بكسل)، وهو يصغّر الصور الكبيرة داخل الملف.
6. عندما يناسبك الحجم، نزّل الملف الجديد وأرفقه بالرسالة.

احتفظ بالأصل: النسخة المضغوطة للإرسال، أما الأرشفة والطباعة فالأصل أفضل لهما.

أي إعدادات تختار؟

الجودة (من 10 إلى 100٪، والافتراضي 70٪) تحدد مدى قوة إعادة ترميز كل صورة JPEG مضمّنة. القيم المنخفضة تعطي ملفات أصغر، ومن نقطة معيّنة تظهر مربعات واضحة في الصور. في رسالة أو فاتورة ممسوحة يمكنك النزول كثيرًا دون أن تصعب القراءة، أما ملف أعمال فيه صور فالأفضل إبقاؤها أعلى. راجع النتيجة في قارئ PDF قبل الإرسال.

الحد الأقصى للأبعاد (بكسل) (من 400 إلى 4000، والافتراضي 1600) يحدد عدد البكسلات في الضلع الأطول لكل صورة. المسح الضوئي بدقة عالية يحمل غالبًا بكسلات أكثر بكثير مما تحتاجه الشاشة، وخفض هذه القيمة كثيرًا ما يعطي أكبر توفير مع بقاء الصور ناعمة لا مربّعة.

الترتيب المقترح: ابدأ بالإعدادات الافتراضية، ثم اخفض الحد الأقصى للأبعاد، ثم الجودة بعد ذلك.

ما الذي تفعله الأداة وما الذي لا تفعله

• يُعاد ضغط صور JPEG المضمّنة في الملف فقط، أما النص والخطوط والرسوم المتجهية فتبقى كما هي.
• إذا لم يحتوِ الملف على صور فلن يصغر إلا قليلًا بفضل تنظيف بنيته الداخلية، وتخبرك لوحة النتيجة بذلك.
• الملفات المحمية بكلمة مرور أو التالفة لا يمكن معالجتها. إن كنت تعرف كلمة المرور فأزلها أولًا عبر فك قفل PDF.
• كل شيء يحدث داخل المتصفح: لا رفع إلى خادم، ولا حساب، ولا علامة مائية. وهذا مهم مع المستندات الشخصية كالهوية أو التقارير الطبية.

ما زال كبيرًا؟ ثلاثة بدائل

قسّمه إلى أجزاء. إذا كان المستند طويلًا فقط، فقسّمه إلى ملفين أو ثلاثة عبر تقسيم PDF وأرسلها في رسائل منفصلة بأسماء واضحة مثل report-part-1.pdf.

أرسل الصفحات المطلوبة فقط. كثيرًا ما يحتاج المستلم إلى صفحات قليلة. يمكنك استخراجها، أو جمع الصفحات الصحيحة من عدة ملفات في مستند واحد، ويشرح دليلنا عن دمج ملفات PDF كيفية اختيار الصفحات من كل ملف.

شارك رابطًا. للملفات الكبيرة جدًا، ارفع الأصل إلى خدمة التخزين السحابي التي تستخدمها وأرسل الرابط. هذا هو الخيار الوحيد الذي يغادر فيه الملف جهازك، ففكّر فيمن يستطيع فتح الرابط.

مراجعة سريعة قبل الإرسال

• افتح الملف المضغوط وتصفّح كل صفحاته: هل التوقيعات والأختام والخط الصغير ما زالت مقروءة؟
• انتبه لاسم الملف: scan0001.pdf لا يقول شيئًا، أما invoice-october.pdf فيقول.
• تأكد أنك أرفقت النسخة المضغوطة لا الأصل.
• إذا كان المستند سيُطبع فاترك الجودة أعلى قليلًا.

ضغط ملف PDF للبريد يستغرق عادة أقل من دقيقة: أفلت الملف، واضبط شريطين، ثم نزّل. ولأن العمل يتم على جهازك، فلا داعي للقلق بشأن المكان الذي قد يصل إليه عقد سري أو تقرير طبي في الطريق.