ईमेल के लिए PDF का साइज़ कैसे कम करें

PDF ईमेल में क्यों नहीं जाती

ईमेल सेवाएँ अटैचमेंट समेत एक संदेश के साइज़ की सीमा तय करती हैं। Gmail एक संदेश में 25 MB तक की अनुमति देता है (Google सहायता), और Outlook.com भी 25 MB (Microsoft सहायता)। कंप्यूटर वाला Outlook ऐप इंटरनेट ईमेल खातों के लिए डिफ़ॉल्ट रूप से 20 MB पर रुक जाता है, और दफ़्तरों, कॉलेजों व सरकारी विभागों के मेल सर्वर अक्सर अपनी, आमतौर पर कम, सीमा रखते हैं। इसके अलावा भेजते समय अटैचमेंट एन्कोड होते हैं और डिस्क से थोड़े बड़े हो जाते हैं, इसलिए सीमा से ज़रा नीचे की फ़ाइल भी लौट सकती है।

PDF को भारी लगभग हमेशा तस्वीरें बनाती हैं:

• स्कैन किए दस्तावेज़। हर स्कैन किया पेज पूरे पेज की एक फ़ोटो है। मोबाइल से स्कैन किया दस पेज का किराया अनुबंध दस पेज टेक्स्ट नहीं, दस फ़ोटो है।
• रिपोर्ट में लगी फ़ोटो। मोबाइल की फ़ोटो पेज पर डाक टिकट जितनी दिखे, तब भी अक्सर पूरे रेज़ोल्यूशन में रखी होती है।
• एक्सपोर्ट की गई प्रेज़ेंटेशन और ब्रोशर। डिज़ाइन सॉफ़्टवेयर तस्वीरें प्रिंट क्वालिटी में डालना पसंद करते हैं।

टेक्स्ट बहुत कम जगह लेता है। इसीलिए कंप्रेसर तस्वीरों पर काम करता है।

एक आम उदाहरण: नौकरी के आवेदन में रिज़्यूमे के साथ मार्कशीट और आधार कार्ड की स्कैन कॉपी भेजना, या कॉलेज एडमिशन के लिए दस्तावेज़ ईमेल करना। फ़ाइल को टेक्स्ट नहीं, स्कैन भारी बनाते हैं।

स्टेप-बाय-स्टेप PDF का साइज़ घटाएँ

1. कंप्रेसर खोलें और ड्रॉप एरिया के ऊपर PDF टैब चुनें।
2. फ़ाइल खींचकर छोड़ें या क्लिक करके चुनें। डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स से कंप्रेशन तुरंत शुरू हो जाता है।
3. नतीजे के पैनल में मूल साइज़, संपीड़ित साइज़ और यह दिखेगा कि अंदर की कितनी फ़ोटो दोबारा कंप्रेस हुईं।
4. अब भी बड़ी है? गुणवत्ता स्लाइडर घटाएँ। हर बदलाव मूल फ़ाइल से दोबारा कंप्रेस करता है, इसलिए आप कभी भी वापस जा सकते हैं।
5. अगर फ़ोटो क्वालिटी से ज़्यादा साइज़ ज़रूरी है, तो अधिकतम आयाम (px) भी घटाएँ। PDF की बड़ी फ़ोटो छोटी कर दी जाएँगी।
6. साइज़ ठीक हो जाए तो नई PDF डाउनलोड करें और ईमेल में अटैच करें।

मूल फ़ाइल संभालकर रखें। छोटी कॉपी भेजने के लिए है; रिकॉर्ड और प्रिंट के लिए मूल बेहतर है।

कौन-सी सेटिंग चुनें

गुणवत्ता (10–100%, डिफ़ॉल्ट 70%) तय करती है कि अंदर की हर JPEG फ़ोटो कितनी ज़ोर से दोबारा एन्कोड होगी। कम मान से फ़ाइल छोटी होती है, और एक हद के बाद फ़ोटो में चौकोर धब्बे दिखने लगते हैं। स्कैन की गई चिट्ठी या रसीद को अक्सर पढ़ने लायक रहते हुए काफ़ी नीचे ले जाया जा सकता है; फ़ोटो वाले पोर्टफ़ोलियो में इसे ऊँचा रखें। भेजने से पहले PDF रीडर में नतीजा देख लें।

अधिकतम आयाम (px) (400–4000 px, डिफ़ॉल्ट 1600 px) हर फ़ोटो की लंबी साइड पर पिक्सेल की संख्या सीमित करता है। हाई-रेज़ोल्यूशन स्कैन में स्क्रीन की ज़रूरत से कहीं ज़्यादा पिक्सेल होते हैं। यह सीमा घटाने से अक्सर सबसे ज़्यादा बचत होती है, और फ़ोटो चौकोर टूटने के बजाय मुलायम रहती हैं।

अच्छा क्रम: डिफ़ॉल्ट से शुरू करें, फिर अधिकतम आयाम घटाएँ, उसके बाद गुणवत्ता।

टूल क्या करता है और क्या नहीं

• सिर्फ़ PDF के अंदर की JPEG फ़ोटो दोबारा कंप्रेस होती हैं। टेक्स्ट, फ़ॉन्ट और वेक्टर ग्राफ़िक्स नहीं बदलते।
• बिना फ़ोटो वाली PDF सिर्फ़ अंदरूनी बनावट की सफ़ाई से थोड़ी छोटी होती है। नतीजे का पैनल यह बता देता है।
• पासवर्ड वाली या ख़राब PDF प्रोसेस नहीं हो सकती। पासवर्ड पता हो तो पहले PDF अनलॉक करें का इस्तेमाल करें।
• सब कुछ आपके ब्राउज़र में होता है: न सर्वर पर अपलोड, न अकाउंट, न वॉटरमार्क। आधार या मेडिकल रिपोर्ट जैसे दस्तावेज़ों के लिए यह मायने रखता है।

फिर भी बड़ी है? तीन विकल्प

फ़ाइल बाँटें। अगर दस्तावेज़ बस लंबा है, तो PDF बाँटें से उसे दो-तीन फ़ाइलों में काटें और अलग-अलग ईमेल में भेजें, "report-bhag-1.pdf" जैसे साफ़ नामों के साथ।

सिर्फ़ ज़रूरी पेज भेजें। अक्सर पाने वाले को कुछ ही पेज चाहिए होते हैं। आप पेज निकाल सकते हैं या कई फ़ाइलों से सही पेज चुनकर एक दस्तावेज़ बना सकते हैं। हर फ़ाइल से पेज कैसे चुनें, यह PDF जोड़ने की गाइड में बताया है।

लिंक शेयर करें। बहुत बड़ी फ़ाइलें अपने इस्तेमाल वाले क्लाउड स्टोरेज में रखें और लिंक भेजें। सिर्फ़ इसी विकल्प में फ़ाइल आपके डिवाइस से बाहर जाती है — सोचें कि लिंक कौन खोल सकेगा।

भेजने से पहले जल्दी जाँच

• छोटी PDF खोलकर हर पेज देखें। क्या हस्ताक्षर, मुहर और बारीक अक्षर पढ़े जा रहे हैं?
• फ़ाइल का नाम देखें: "scan0001.pdf" कुछ नहीं बताता, "october-rasid.pdf" बताता है।
• पक्का करें कि आपने मूल नहीं, छोटी कॉपी अटैच की है।
• अगर पाने वाला प्रिंट करेगा, तो गुणवत्ता थोड़ी ऊँची रखें।

ईमेल के लिए PDF छोटी करने में आमतौर पर एक मिनट से कम लगता है: फ़ाइल डालें, दो स्लाइडर सेट करें, डाउनलोड करें। सब कुछ आपके अपने डिवाइस पर होता है, इसलिए गोपनीय अनुबंध या मेडिकल रिपोर्ट रास्ते में कहाँ जाती है, यह सोचने की ज़रूरत नहीं।